En tant que propriétaire d’entreprise, il est facile d’être pris dans l’agitation de la gestion de l’entreprise. C’est pourquoi il peut être difficile d’organiser les documents comptables tels que les reçus d’affaires, les factures et les dépenses. Découvrez comment organiser les reçus professionnels à l’aide de quelques solutions de rangement simples.
Comment organiser les reçus professionnels ?
Chaque fois que vous vendez quelque chose ou que vous faites un achat, vous donnez ou prenez un reçu. Vous fournissez des reçus aux clients après qu’ils ont acheté quelque chose dans votre entreprise. Et vous recevez des reçus lorsque vous achetez des articles.
Par exemple, si un client achète un café chez vous, vous lui remettez un reçu pour prouver qu’il a acheté l’article.
L’organisation des reçus permet de garder en ordre vos documents financiers importants tout en éliminant la panique et le stress liés à la préparation des impôts. La tenue d’un registre des reçus peut faciliter le processus d’audit et garantir l’exactitude de vos livres comptables.
Lorsqu’il s’agit d’organiser les reçus de votre petite entreprise, vous pouvez les stocker physiquement (par exemple, dans des classeurs) ou électroniquement (par exemple, à l’aide d’un logiciel de comptabilité en ligne). Découvrez comment ranger les reçus de votre entreprise à l’aide des deux méthodes ci-dessous.
Reçus papier
Le stockage des reçus papier peut s’avérer difficile. Pour rester organisé avec un système de classement des documents papier, vous devez être discipliné et créer une routine pour le stockage des reçus. Vous pouvez utiliser des fichiers et des dossiers pour rester organisé.
Surmontez le désordre en utilisant les stratégies de stockage de papier suivantes dans votre petite entreprise.
Trier par type
Après avoir reçu un reçu, séparez les reçus selon le type de dépenses professionnelles. Par exemple, placez les reçus de fournitures de bureau dans une pile et les reçus de repas et de divertissements dans une autre.
Envisagez d’ajouter des codes à chaque reçu pour classer les dépenses par catégorie (par exemple, le code 125 pour les repas). Ainsi, si vous décidez d’étendre vos efforts d’organisation à un système électronique, vous pourrez facilement répartir les reçus par catégorie.
Investir dans les fournitures
Investissez dans des fournitures qui vous aideront à organiser vos reçus. Les classeurs, les dossiers et les armoires de rangement sont d’excellents moyens de conserver les reçus en lieu sûr et de les rendre accessibles.
Indiquez les types de reçus sur l’étiquette de la chemise. Par exemple, vous pouvez consacrer une chemise aux reçus relatifs aux véhicules de société.
Pensez à classer les dossiers de votre armoire par ordre alphabétique afin qu’ils soient faciles à trouver.
Si votre entreprise n’a pas besoin de stocker beaucoup de reçus, utilisez plutôt des enveloppes. Étiquetez chaque enveloppe et placez-les dans un petit système de classement ou un dossier.
Organiser les reçus par ordre chronologique
Lorsque vous placez vos reçus dans des chemises, placez chaque reçu dans l’ordre chronologique. L’ordre chronologique est utile lorsque vous devez rechercher un reçu spécifique.
Conservez les reçus les plus récents au recto du dossier et les plus anciens au verso.
La durée de conservation des reçus professionnels peut varier. Les entreprises doivent conserver leurs reçus pendant au moins trois ans en cas d’audit. Il n’est pas inutile de conserver les reçus pendant plus de trois ans. Certaines entreprises préfèrent conserver les reçus pendant une période plus longue, par exemple sept ans.
À la fin de l’année, déplacez les fichiers et les dossiers de l’année fiscale dans un dossier ou un classeur séparé. Indiquez l’année à laquelle appartiennent les reçus (par exemple, les reçus d’entreprise de 2019). Créez de nouveaux fichiers et dossiers pour la nouvelle année.
S’organiser dès le départ
Certaines entreprises attendent la fin du mois pour classer les reçus. Restez organisé en classant les reçus au fur et à mesure qu’ils arrivent plutôt que d’attendre de le faire plus tard.
Évitez de remettre à plus tard le rangement des reçus. Organisez les reçus dès que vous les recevez. Vous éviterez ainsi le stress de devoir les classer tous en même temps et vous serez le mieux organisé possible.
Même si vous n’organisez pas vos reçus tout de suite, efforcez-vous de le faire petit à petit plutôt que d’attendre un mois ou plus pour le faire. En organisant quelques reçus chaque jour, vous aurez l’impression que la tâche est moins lourde.
Stockage électronique
Plus que jamais, il est facile d’automatiser l’organisation de vos reçus. Si vous souhaitez abandonner les vieux classeurs, envisagez de passer à un système numérique.
Pour stocker électroniquement vos reçus, vous pouvez utiliser un logiciel ou stocker les reçus scannés sur votre ordinateur.
N’oubliez pas que vous devez sauvegarder vos reçus numériques pour éviter de perdre des informations financières importantes. Vous trouverez ci-dessous les différentes façons de conserver les reçus sous forme électronique.
Logiciel
Un logiciel de comptabilité ou de gestion des reçus vous permet de télécharger, d’enregistrer et de suivre vos reçus.
La plupart des systèmes vous permettent d’organiser vos reçus de manière approfondie et d’accéder à des fonctions que le stockage sur papier n’offre pas. Par exemple, vous pouvez ajouter des rappels dans votre logiciel pour télécharger et organiser les reçus.
Bien que vous deviez investir plus d’argent pour utiliser un système numérique, les logiciels vous permettent de vous passer de papier. De plus, ils facilitent le stockage et l’organisation des reçus sur de longues périodes.
Dossiers numériques
Les chefs d’entreprise peuvent également opter pour le stockage des reçus dans des dossiers numériques. Vous pouvez utiliser des scanners pour transférer les reçus du papier vers d’autres appareils, tels qu’un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Si vous ne voulez pas payer pour un logiciel ou un scanner, vous pouvez prendre des photos de vos reçus. Ensuite, téléchargez-les manuellement sur votre ordinateur pour les conserver et les organiser.
