Microsoft SharePoint est une solution de collaboration et de gestion de documents. On estime que 80 % des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint, mais elles ne l’utilisent pas toutes pour les mêmes raisons. Il peut être utilisé comme :
- Une plateforme de partage de documents basée sur le cloud.
- Un site web collaboratif, un document, un calendrier ou un créateur de liste.
- Un système de gestion de contenu (CMS).
- Une plateforme d’intelligence économique (BI).
En raison de cette flexibilité, SharePoint doit être programmé pour répondre aux besoins de l’entreprise. Par exemple, si vous souhaitez créer un site de saisie de données sur SharePoint qui construirait ou afficherait des données sous une forme unique à votre entreprise, vous devrez élaborer cette solution à l’aide de l’application SharePoint. Certaines personnes et entreprises ont créé des entreprises entières autour de la création d’applications personnalisées pour les clients dans SharePoint.
Pourquoi une alternative à SharePoint ?
Complexité : SharePoint a été créé pour faciliter la collaboration au sein d’une organisation, mais il faut beaucoup de temps et d’efforts pour le configurer à cette fin. Au-delà de la configuration initiale, il nécessite une maintenance et un entretien réguliers. Et si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités par la suite, celles-ci doivent être conçues. Comme c’est souvent le cas avec SharePoint, ce qui commence comme une solution simple peut facilement exploser en un réseau complexe et ingérable.
Peu accommodant : SharePoint peut être une bonne solution pour stocker des documents collaboratifs, mais peut ne pas être aussi utile pour stocker des rapports complets pour une réunion d’examen. Pourquoi ? Parce qu’il vous faudra peut-être passer des centaines d’heures dans SharePoint pour obtenir cette fonctionnalité.
Coût : SharePoint n’est pas livré dans un format « prêt à l’emploi » – il doit être entièrement configuré. Le coût de votre solution – de l’approvisionnement aux mises à jour, en passant par les serveurs et autres – peut donc être un obstacle.
Si vous avez besoin d’une solution qui peut imiter la fonctionnalité de SharePoint sans certains de ces défis frustrants, il est temps d’examiner les alternatives à SharePoint. Nous avons listé ci-dessous 12 des solutions les plus populaires, sans ordre particulier.
12 alternatives à SharePoint
Les alternatives potentielles à SharePoint comprennent ClickUp, Glasscubes, Huddle, Samepage, Liferay, Nuxeo, Confluence, Source by IC Thrive, Jostle, G Suite, Redbooth et Slack. Chacune de ces applications offre des capacités similaires à celles de SharePoint, tout en proposant des fonctionnalités plus uniques.
Nous examinons ci-dessous chacune de ces solutions.
1. ClickUp
ClickUp est une plateforme de productivité puissante qui offre une expérience de travail riche en fonctionnalités et entièrement personnalisable pour gérer et suivre les mises à jour de projets, quel que soit le style de projet que vous utilisez. C’est une excellente alternative à Sharepoint car elle vous permet de créer des documents collaboratifs qui peuvent être connectés à des flux de travail, ce qui rend l’exécution des idées avec votre équipe plus facile que jamais.
ClickUp Docs permet aux membres d’une équipe de travailler simultanément en utilisant l’édition collaborative, d’attribuer des commentaires et de tenir tout le monde au courant grâce à une base de connaissances qui peut être partagée publiquement par URL. Ajoutez des pages imbriquées à votre document pour créer une hiérarchie visuelle, puis ajoutez des en-têtes, des tableaux, des listes et des options de style pour faire ressortir les points importants.
2. Glasscubes
Glasscubes se présente comme une alternative à SharePoint. Ses fonctionnalités sont similaires à celles de SharePoint, notamment en ce qui concerne la gestion des documents et les intranets, mais Glasscubes se différencie de SharePoint en mettant l’accent sur la simplicité, tant au niveau de l’installation que de l’utilisation.
Au lieu de faire appel au service informatique, par exemple, les utilisateurs de Glasscubes peuvent mettre en place la solution et la faire fonctionner eux-mêmes. De plus, la formation des autres utilisateurs se fait en une journée, au lieu des semaines nécessaires à SharePoint pour que les utilisateurs se familiarisent avec la solution.
Glasscubes pourrait vous convenir si vous collaborez souvent avec des parties internes et externes. Vous pouvez profiter de la facilité d’utilisation de la solution pour éviter de passer beaucoup de temps à apprendre à vos clients comment elle fonctionne. Elle comprend également un large éventail de fonctionnalités de collaboration, notamment le partage de fichiers, la gestion de projets, des espaces de travail personnalisables, etc.
3. Huddle
Huddle est un outil de collaboration très similaire à Glasscubes, bien qu’il se concentre principalement sur la gestion de documents et le partage de fichiers (la gestion des tâches est également disponible, mais elle n’est pas aussi importante). (Comme Glasscubes, Huddle prétend être beaucoup plus facile à utiliser que SharePoint et propose des espaces de travail personnalisables pour que votre équipe et vos clients puissent travailler ensemble en toute sécurité.
4. Samepage
Samepage est également convivial et offre de nombreuses possibilités de collaboration, mais il se distingue par des fonctionnalités intéressantes telles que l’édition de pages en temps réel avec des méthodes de communication intégrées. Par exemple, toute votre équipe peut discuter dans le même espace d’écran que le document en cours de discussion, ce qui vous permet de travailler et de parler en temps réel.
Samepage pourrait vous convenir si votre équipe a des fichiers qui nécessitent beaucoup de collaboration synchrone pour arriver à la ligne d’arrivée. Bien entendu, cette fonctionnalité ne sera peut-être pas aussi intéressante si votre équipe a tendance à travailler de manière asynchrone en raison, par exemple, de fuseaux horaires très différents.
5. Liferay
Liferay est une plateforme d’expérience numérique qui va au-delà de la collaboration. Ce qui en fait une alternative à SharePoint, c’est la possibilité pour les utilisateurs de créer des intranets robustes (wikis, forums, bases de connaissances, blogs, etc.) afin de maintenir les employés dans la boucle, quel que soit leur emplacement physique.
Il propose même une diffusion de contenu basée sur les rôles afin de présenter aux utilisateurs les informations les plus pertinentes par rapport à leurs besoins typiques.
6. Nuxeo
Nuxeo est un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) particulièrement adapté à la gestion de contenus complexes, volumineux (à la fois en taille et en débit), et variés en termes de types et de canaux de diffusion.
En plus des fonctionnalités standard de gestion documentaire telles que la classification, la recherche, le check-in/out, le contrôle de version et l’audit, Nuxeo utilise également l’intelligence artificielle (IA). Grâce à l’IA, Nuxeo prétend extraire plus de valeur de l’information de votre entreprise, notamment en établissant des relations contextuelles profondes entre les types de contenu et en effectuant une modélisation approfondie des documents.
7. Confluence
Confluence est un logiciel de collaboration d’Atlassian qui vise à créer un espace de travail centralisé où tous les membres de l’équipe peuvent interagir. La gestion des connaissances et la collaboration dans le cadre de projets sont ses deux principaux domaines d’intérêt.
Cependant, son principal argument de vente est sa collection de modèles qui aident les équipes à démarrer rapidement. Les modèles couvrent plusieurs catégories, comme la stratégie commerciale, la conception et les ressources humaines, et plusieurs formats, comme les fiches d’exigences des produits, les plans de marketing, les analyses SWOT, les plans de développement de carrière, etc.
Si vous travaillez dans le domaine du développement de logiciels, vous pouvez combiner Confluence avec son produit frère, Jira Software, un outil de développement de logiciels qui aide les équipes agiles à planifier, suivre, publier et rendre compte de leur travail.
8. IC Thrive
Considéré comme une alternative à SharePoint qui élimine la complexité, la frustration et le code personnalisé, IC Thrive prétend rendre la mise en œuvre de Source rapide et sans douleur. De nombreuses fonctionnalités de SharePoint, dont le déploiement est compliqué, sont pré-intégrées dans Source – les sondages, l’intégration de l’annuaire actif et la gestion des politiques et des procédures, entre autres. La solution dispose même d’une page dédiée aux raisons pour lesquelles les clients sont passés de SharePoint à leur solution.
9. Jostle
Jostle est une solution intranet qui promet de « créer de l’ordre dans le chaos » et de simplifier la vie professionnelle des employés. Grâce à Jostle, vous pouvez partager et vous tenir au courant de l’actualité de l’entreprise et stocker des fichiers en toute sécurité. Il propose un répertoire visuel des employés et une bibliothèque de documents consultable.
Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des tâches, les organigrammes, la messagerie instantanée et les appels vidéo, ainsi qu’une capacité semblable à celle d’une place de marché permettant aux employés d’échanger des biens et de se relayer.
10. G Suite
Si vous avez besoin de fonctions de collaboration et de partage de documents basées sur le cloud, Google vous offre une excellente option avec G Suite. Avec Gmail, Docs, Drive, Calendar, Meet et d’autres produits inclus, vous pouvez gérer la quasi-totalité de votre entreprise au sein de cette solution complète. Des feuilles de calcul au stockage de fichiers en passant par la communication, G Suite vous permet de collaborer facilement avec vos coéquipiers dans le monde entier.
11. Redbooth
Si l’objectif principal de votre recherche de SharePoint était de soutenir vos efforts de gestion de projet, Redbooth pourrait être une option viable. Vous pouvez assurer le suivi des tâches sous différents formats (listes, tableaux, échéances), ainsi qu’ajouter et trier les tâches en fonction des destinataires, des étiquettes et des dates d’échéance.
12. Fente
Si vous cherchez des alternatives à SharePoint axées sur la communication, essayez Slack. Principalement présenté comme une plateforme de messagerie instantanée, Slack dispose également d’un certain nombre d’autres fonctionnalités qui en font un outil idéal pour la collaboration générale.
Vous pouvez créer différents canaux pour organiser les communications, passer des appels vocaux et vidéo, et même partager des fichiers. Slack dispose également d’une multitude d’intégrations qui vous permettent de combiner d’autres applications pour améliorer votre expérience utilisateur.
SharePoint peut être une excellente solution pour votre entreprise, mais il existe des alternatives qui peuvent mieux répondre à vos besoins spécifiques ou à votre cas d’utilisation. Il est important de faire le tour du marché avant de faire votre choix.
