De nombreuses petites et moyennes entreprises du secteur de la construction sont mal comprises ou ignorées parce que leurs rapports et tableaux sont inexacts, souvent parce que les rapports sont utilisés principalement comme un outil permettant au comptable de préparer une déclaration d’impôt ou de remplir une obligation de déclaration à la banque.
Mais vos rapports et vos calendriers, lorsqu’ils sont organisés, contribueront inévitablement à vos bénéfices. Ils représentent le « contrôle financier » de votre entreprise. Il est impératif de comprendre comment lire vos états financiers.
Un bilan
En termes simples, un bilan est un instantané de l’actif et du passif de votre entreprise à un moment donné.
Il indique la situation de vos biens et de vos dettes à une date donnée. Les actifs sont inscrits « au prix coûtant », déduction faite des amortissements pratiqués pendant la période de propriété de l’actif ; rien n’est indiqué à la juste valeur marchande.
Le bilan doit indiquer le montant que les actionnaires recevront avant l’impôt sur les plus-values en cas de liquidation, plus ou moins la juste valeur marchande des actifs par rapport à la valeur indiquée dans le bilan (ou le « manque à gagner » en cas de capitaux propres négatifs).
L’objectif du bilan est de contrôler l’exactitude du compte de résultat. Si votre bilan est largement inexact à la date d’ouverture ou de clôture de la période couverte par le compte de résultat, ce dernier sera largement erroné.
Estimation du coût de réalisation des travaux/projets
D’après mon expérience, presque tous les entrepreneurs utilisent la méthode du « pourcentage d’achèvement » pour comptabiliser les recettes et les coûts, à l’exception des promoteurs/constructeurs résidentiels qui utilisent la méthode des « contrats achevés » pour comptabiliser les recettes et les coûts.
L’expression « contrats achevés » signifie exactement cela : Lorsque le travail est entièrement achevé, vous « comptabilisez » ou enregistrez le total des produits et des charges de la construction dans le compte de résultat. Aucun revenu, aucune dépense, aucun bénéfice ou aucune perte lié à un travail spécifique ne doit être enregistré dans le compte de résultat tant que la maison n’est pas achevée.
Avant cela, les coûts des travaux apparaissent comme un poste du bilan appelé « travaux en cours ». Les recettes apparaissent sous la forme d’acomptes versés par les clients, de recettes différées ou d’un poste de dette. Le « pourcentage d’achèvement » signifie que les recettes sont comptabilisées au rythme de l’achèvement des travaux. Les coûts des travaux sont comptabilisés au rythme où ils sont encourus, en fonction à la fois des produits comptabilisés et du total des coûts des travaux dépensés à ce jour, plus ce qui est estimé être encouru pour achever les travaux.
Votre bilan comportera un actif intitulé « coûts en excès de la facturation », ce qui signifie que vous avez des coûts que vous n’avez pas facturés ou que vous ne pouvez pas facturer maintenant au client pour des travaux en cours. Un compte de passif, ou « factures en excédent des coûts », signifie que l’entrepreneur a facturé le client pour des travaux qui n’ont pas encore été effectués, ce que tous les entrepreneurs préféreraient faire – en plaçant l’entrepreneur avant le client sur le plan des flux de trésorerie.
Si l’excédent des coûts sur les facturations est supérieur à l’excédent des facturations sur les coûts, vous aurez probablement un problème de trésorerie. Cela signifie que vous dépensez plus vite que vous ne facturez, que vos chefs de projet sont en retard dans l’envoi de leurs factures ou que vous avez dans votre bilan des coûts qui sont en réalité des pertes, comme des dépassements de travaux ou des ordres de modification qui n’ont pas été approuvés ou qui ne le seront pas.
Tous les travaux dont les coûts dépassent les factures doivent être regroupés dans un compte de passif à l’actif du bilan. Vérifiez toujours à deux reprises les pertes qui n’ont pas encore été enregistrées.
En tant que propriétaire, vous pouvez ne pas être au courant de ces pertes. Un chef de projet peut simplement prendre du retard dans la facturation, ce qui vous coûte des intérêts débiteurs, de mauvaises relations avec les fournisseurs, des problèmes de trésorerie et des nuits blanches. Si vos « facturations supérieures aux coûts » sont toujours nettement plus élevées que vos « coûts supérieurs aux facturations », c’est bon pour la trésorerie courante tant que cette différence augmente.
Toutefois, cela vous donnera un faux sentiment de sécurité de trésorerie une fois que le travail sera terminé, car le flux de trésorerie ralentira. L’excédent des facturations sur les coûts n’est pas un bénéfice ; il s’agit simplement d’une différence de trésorerie positive qui varie de temps à autre. Le « calendrier » des travaux clôturés et les « coûts estimés pour l’achèvement » des travaux en cours doivent être préparés plus d’une fois par an, à la demande des comptables.
Cela permet d’avoir une vue d’ensemble de l’état d’avancement de chaque projet et de résoudre les problèmes pendant que le projet est en cours, car vous devrez faire face à des problèmes pendant le projet. N’attendez pas la réunion de clôture du projet pour les aborder, alors que chacun espère faire mieux la prochaine fois.
Au lieu de cela, affrontez les situations problématiques dès le début du projet. Examinez les calendriers et les rapports pour estimer la possibilité de faire une offre plus élevée ou de corriger un problème dans le processus d’appel d’offres. Ce point est essentiel pour les entreprises de rénovation, car la plupart des problèmes surviennent au cours du processus de préconstruction, notamment en cas d’erreurs d’estimation ou d’erreurs dans le rachat des matériaux.
Les avantages d’un rapport régulier
Notre entreprise a mis en place un processus hebdomadaire d’examen des travaux et d’estimation des coûts pour l’un de nos clients du secteur du remodelage. Les marges du client ont augmenté de vingt points grâce à l’identification immédiate des problèmes et aux corrections apportées lors de la préconstruction à l’avenir. Les projets de rénovation commencent et se terminent rapidement, de sorte que les erreurs nuisent au travail en cours. Ces erreurs n’ont pas à être répétées si vous mettez en place des évaluations et des estimations hebdomadaires.
Il peut être difficile et fastidieux de préparer correctement un « calendrier des coûts d’achèvement » pour les travaux de grande envergure au cours des premières étapes, mais cela en vaut la peine. Vous pouvez continuer à penser que votre estimation est correcte.
Cependant, l’estimateur, le chef de projet, le chef de chantier et le contrôleur doivent examiner le projet dès le début pour déterminer ce qui est nécessaire pour l’achever et découvrir les problèmes qui se profilent. Cette étape permettra d’améliorer l’analyse de la valeur, de facturer les ordres de modification en temps voulu et d’augmenter le bénéfice du travail.
Tableau des flux de trésorerie et du fonds de roulement
Le tableau des « flux de trésorerie et fonds de roulement » fournit une carte de l’origine de vos ressources de trésorerie pour la période couverte par le compte de résultat. Il se compose du bénéfice, des nouveaux emprunts ou des remboursements (dont l’échéance est supérieure à douze mois), des achats ou des ventes d’immobilisations et des amortissements.
Tous ces éléments ont pour effet d’augmenter ou de diminuer la trésorerie. Une lecture précise de l’échéancier permet d’améliorer les pratiques de facturation et de recouvrement et d’éviter les retards de paiement des fournisseurs et des sous-traitants.
Elle montre où et comment l’argent a été utilisé pour absorber les pertes, les remboursements des principes de la dette et peut contribuer à accélérer le paiement des factures. Il permet d’éviter les mauvaises pratiques de facturation, la lenteur des créances et reflète les retenues de garantie, l’achat d’équipements ou d’autres actifs. Si les bilans d’ouverture et de clôture sont corrects, ce tableau le sera également.
Toutefois, si les bilans ne sont pas corrects, ne perdez pas votre temps à examiner ce tableau ou tout autre état financier, car ils seront erronés ! Le fonds de roulement est défini comme le total de l' »actif circulant », composé de l’encaisse, des créances, des retenues de garantie, des coûts en sus de la facturation, des travaux en cours, des stocks et des charges payées d’avance, moins le passif à court terme.
Le passif à court terme est constitué des lignes de crédit, des paiements de principe des dettes dues dans les douze mois, des comptes créditeurs, des charges à payer, des salaires, des impôts, des excédents de facturation, des dépôts des clients et des revenus différés. Il est important que le ratio soit supérieur à 1:1.
Votre banque peut exiger un ratio de fonds de roulement défini, vérifiez donc vos documents de prêt. Si le ratio est trop élevé, vous risquez de gaspiller vos liquidités et vos ressources en les laissant trop inactives. Un bon analyste commercial déterminera le montant du fonds de roulement excédentaire qui finance le bénéfice du compte de résultat par rapport aux opérations normales.
Compte de résultat
Votre compte de résultat doit être une validation de ce qui se passe avec vos emplois sur le terrain, en supposant que vos bilans d’ouverture et de clôture sont corrects. Votre compte de résultat doit se situer dans la même catégorie que la comparaison entre les coûts des travaux et vos estimations, et il doit se présenter sous une forme qui permette de déterminer si les composantes de votre entreprise fonctionnent conformément au plan.
Pour que votre compte de résultat soit utilisé comme l’outil de gestion efficace et le « contrôle d’équilibre » qu’il est censé être, les éléments suivants doivent être présents :
- Il doit s’agir d’une comptabilité d’exercice et non d’une comptabilité de caisse. La comptabilité d’exercice signifie que vous avez enregistré toutes vos créances et dettes, y compris les dettes, dans le bilan.
- Il doit comporter non seulement des chiffres en regard des catégories de dépenses, mais aussi des pourcentages de recettes en regard de chaque chiffre.
- Le seul revenu de votre ligne supérieure doit être le revenu de l’emploi. Aucun revenu d’intérêt, rabais ou vente d’équipement ne doit être inclus.
- Les coûts de construction doivent être détaillés afin d’identifier la main-d’œuvre et les coûts salariaux ajoutés, les sous-traitants, les matériaux, les locations d’équipement, l’assurance responsabilité civile liée aux revenus, les coûts des surintendants ou d’autres coûts directs de construction tels qu’ils sont détaillés dans l’estimation et suivis dans vos rapports sur les coûts des travaux. Tout ou partie de ces éléments constituent les « coûts directs du chantier ». La main-d’œuvre, les matériaux, les sous-traitants, la location d’équipement, les permis, l’assurance directe, etc., sont au minimum inclus dans vos rapports sur les coûts du travail, quel que soit le logiciel, et dans le devis.
- Les coûts indirects de construction tels que la mobilisation, les camions, les pagers, les téléphones portables, les supers, les remorques, etc. peuvent constituer ce que vous appelez les « conditions générales ». Définissez ce que vous entendez par « conditions générales » et classez ces coûts séparément dans votre compte de résultat. Cela vous permettra de voir si les conditions générales que vous utilisez dans vos estimations vous font gagner ou perdre de l’argent.
- Classez séparément dans le compte de résultat les coûts de préconstruction des estimateurs et les dépenses liées aux appels d’offres et à la vente. Divisez le nombre d’offres ou d’estimations produites par ce total et voyez ce que vous coûte l’appel d’offres. Ajoutez ce chiffre à votre ratio offres/attributions et vous découvrirez peut-être non seulement que vous gaspillez de l’argent dans des offres que vous n’obtiendrez jamais, mais aussi combien vous en gaspillez.
- Conservez le personnel de bureau et de soutien dans une catégorie de dépenses administratives. Veillez à affecter l’assurance contre les accidents du travail, l’assurance des véhicules et du matériel, l’amortissement, les charges sociales, les avantages sociaux, la sécurité et la formation aux conditions indirectes ou générales, selon le cas.
- Les remises sur achats et les intérêts perçus doivent être comptabilisés comme « autres revenus » après le calcul du bénéfice ou de la perte des opérations de construction. Il s’agit de revenus financiers qui proviennent de la propriété, des capitaux propres et du fonds de roulement, et non de l’exploitation.
- Comparez le pourcentage de la marge brute provenant des travaux achevés et des travaux en cours à votre compte de résultat. Cette comparaison doit être effectuée avant que les conditions générales ne soient déduites lorsque vous comparez le pourcentage de la marge brute. Soyez conscient des bénéfices supplémentaires que vous pouvez réaliser sur la marge brute grâce au taux de main-d’œuvre que vous utilisez dans l’estimation par rapport au taux de main-d’œuvre enregistré sur les fiches de coûts des travaux ou catégorisé dans votre compte de résultat. Si vous utilisez votre propre matériel de construction au lieu de le louer, analysez séparément ces coûts pour voir si vous gagnez ou perdez de l’argent à cet égard. Si vous en tirez un bénéfice, c’est très bien, mais cela faussera probablement le bénéfice brut de la construction si votre estimation utilisait un taux de location conforme au marché.
Rencontrez régulièrement vos comptables externes, s’ils sont spécialisés dans la construction, ou votre conseiller en construction et/ou votre contrôleur, tous les mois, pour examiner votre bilan, votre compte de résultat, votre fonds de roulement, l’état des sources et de l’utilisation des fonds et les calendriers des travaux achevés et des coûts estimés pour les achever.
Cela permet d’exercer un contrôle sur votre entreprise. Cela permet également de créer la « santé mentale » des bénéfices, d’éviter la « folie » de commettre les mêmes erreurs à plusieurs reprises et de vous empêcher de perdre des bénéfices – ou votre entreprise de construction elle-même.
