La prévision des dépenses et des recettes est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. Mais il est rare que les prévisions correspondent aux recettes et aux dépenses réelles. Il est plus que probable que vous serez confronté à un écart comptable à un moment ou à un autre.
Les écarts sont normaux en comptabilité. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas les analyser et en tirer des enseignements. Lisez la suite pour en savoir plus :
- Signification de l’écart dans la comptabilité
- Formule de calcul des montants des écarts
- Comment analyser les écarts
Qu’est-ce qu’un écart comptable ?
En comptabilité, un écart est la différence entre un montant prévu et le montant réel. Les écarts sont fréquents dans la budgétisation, mais vous pouvez avoir un écart dans tout ce que vous prévoyez. En fait, chaque fois que vous prévoyez quelque chose, vous êtes sûr d’avoir un écart favorable ou défavorable.
Les écarts favorables signifient que vous obtenez de meilleurs résultats que prévu dans un domaine de votre activité. Les écarts défavorables signifient que votre prévision est meilleure que le résultat réel.
Vous pouvez avoir des variations dans votre :
- Budget
- Matériaux achetés
- Heures de travail
- Frais généraux
- Matériaux produits
- Nombre de ventes
- Recettes
En raison des différents types d’écarts, vous pouvez mesurer les écarts en dollars, en unités ou en heures.
Vous pouvez mesurer l’écart total (par exemple, votre budget dans son ensemble) ou le décomposer (par exemple, le chiffre d’affaires). La recherche d’écarts spécifiques peut vous donner une vision plus détaillée des performances et de la santé financière de votre entreprise. Le fait de ne considérer que l’écart total peut vous donner une impression faussée des performances et de la santé de votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez avoir un écart budgétaire global favorable. Mais après avoir analysé les écarts, vous constatez que vos recettes sont supérieures aux prévisions, mais que vous avez dépensé plus d’argent que prévu pour l’achat de matériaux. Grâce à ces informations, vous pouvez rechercher de nouveaux fournisseurs et réduire les dépenses inutiles.
L’examen des écarts dans la comptabilité analytique permet d’étouffer dans l’œuf des problèmes qui, autrement, pourraient passer inaperçus et faire boule de neige.
Variation de la formule comptable
Avant de pouvoir déterminer votre écart, vous devez savoir comment le calculer. Qu’il s’agisse d’un écart de main-d’œuvre, de prix ou d’utilisation de matériaux, la formule est la même :
Écart = Prévisions – Réalisations
Pour déterminer votre écart comptable, soustrayez ce que vous avez réellement dépensé ou utilisé (coût, matériaux, etc.) du montant prévu.
Si le chiffre est positif, la variance est favorable (bravo !). Si le chiffre est négatif, la variance est défavorable (pas de panique, vous pouvez l’analyser et l’améliorer).
Vous voulez calculer votre comptabilité des écarts en pourcentage ? C’est également possible. Gardez à l’esprit qu’un pourcentage d’écart favorable est exprimé par un nombre négatif, tandis qu’un écart défavorable est positif. Voici la formule pour calculer votre écart en pourcentage :
Écart = [(Réel / Prévision) – 1] X 100
Dans cette formule, vous divisez ce que vous avez réellement dépensé ou utilisé par ce que vous aviez prévu. Ensuite, soustrayez 1 et multipliez le total par 100 pour obtenir un pourcentage.
Exemple de formule de calcul des écarts
Vous voulez voir ces formules en action ? Consultez nos exemples pour connaître le montant et le pourcentage des écarts défavorables et favorables.
Écart défavorable
Commençons par la formule du montant de l’écart. Supposons que vous prévoyiez de dépenser 5 000 euros en stocks. Mais une pénurie d’approvisionnement fait grimper vos coûts à 7 000 €. Quel est votre écart ?
Écart = Prévisions – Réalisations
Écart = 5 000 – 7 000
Votre écart est de – 2 000 €, ce qui correspond à un écart défavorable. Quel est ce montant en pourcentage ? Utilisez l’autre formule d’écart pour le déterminer :
Écart = [(Réel / Prévision) – 1] X 100
Écart = [(7.000€ / 5.000€) – 1] X 100
Votre écart est de 40 %. Cela signifie que votre coût réel est supérieur de 40 % à votre prévision.
Écart favorable
Prenons maintenant un exemple de variance favorable. Supposons que vous ayez prévu de consacrer 1 000 heures au projet XYZ. Au lieu de cela, vous n’avez consacré que 500 heures au projet. Quel est votre écart ?
Écart = Prévisions – Réalisations
Écart = 1 000 – 500
Votre écart favorable est de 500, ce qui signifie que vous avez consacré 500 heures de moins que prévu au projet. Voici ce chiffre en pourcentage :
Écart = [(Réel / Prévision) – 1] X 100
Variance = [(500 / 1 000) – 1] X 100
Votre écart est de -50%, ce qui indique que vos heures de travail réelles ont été inférieures de 50% à vos prévisions.
Processus comptable d’analyse des écarts
Comprendre la notion de variance en comptabilité et pourquoi elle est importante ? Vérifier. Maintenant, voici comment utiliser ces informations pour aider votre entreprise.
Il est temps d’analyser cette variance. Qu’est-ce que l’analyse des écarts ?
Vous pouvez effectuer une analyse des écarts à partir des états financiers, des heures de travail de vos employés, des reçus d’achat, etc.
Suivez les étapes générales suivantes pour commencer votre analyse des écarts en comptabilité analytique.
1. Calculez votre variance globale
Tout d’abord, déterminez ce que vous souhaitez analyser. S’agit-il de votre budget annuel ? D’un projet sur lequel vous travaillez ? De la contribution et de la production des employés ?
Une fois que vous avez décidé ce que vous voulez mesurer, calculez la différence entre votre prédiction et les résultats réels.
Votre variable est-elle favorable ou défavorable ? Quelle que soit la réponse, passez à l’étape suivante pour avoir une meilleure idée de vos sur-performances ou de vos sous-performances.
2. Décomposer en analysant les écarts spécifiques
Examinez les écarts spécifiques à ce que vous mesurez. S’il s’agit de votre budget, vous pouvez commencer par examiner les différences entre le coût budgété et le coût réel pour chacune de vos dépenses. Et si vous mesurez le temps qu’il vous a fallu pour mener à bien le projet XYZ, vous pouvez examiner le nombre d’heures qu’il a fallu à chaque service par rapport à vos prévisions.
Quel que soit l’objet de votre analyse, commencez par rassembler des documents afin de comparer les résultats réels à vos prévisions.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin
- Recettes
- Registres du temps de travail des employés
- États financiers
Rédigez chaque écart pour vous aider à analyser vos informations comptables et à prendre des décisions en connaissance de cause.
Bien entendu, si l’écart est insignifiant (20 $ par exemple), il n’est probablement pas nécessaire de perdre du temps à en analyser les raisons.
Gardez à l’esprit que l’examen d’écarts spécifiques présente certaines difficultés. Rassembler les documents et trier les informations peut prendre du temps (surtout si vous n’utilisez pas d’outils tels que des logiciels de comptabilité).
3. Expliquer les raisons des différents résultats
C’est ici que vous jouez au détective. Pourquoi y a-t-il un écart ? Reportez-vous aux écarts spécifiques que vous avez calculés et examinez vos registres pour identifier la raison de cette différence.
Ne passez pas sous silence les écarts favorables. Bien sûr, c’est une bonne chose que vous obteniez de meilleurs résultats dans un domaine que ceux que vous aviez prévus. Mais si vous en déterminez la raison, vous pourrez peut-être appliquer ce succès aux domaines moins performants. Sans oublier que vous pouvez reproduire ce succès pour la prochaine fois.
Examinez quelques-unes des raisons qui expliquent les écarts dans la comptabilité :
- Pénuries d’approvisionnement
- Réductions pour les vendeurs
- Catastrophes naturelles et situations d’urgence (par exemple, COVID-19)
- Licenciements de salariés
- Absences des employés
- Baisse des ventes
- Réduction des dépenses
4. Signaler les écarts aux parties intéressées
Ne rangez pas vos résultats sur une étagère pour qu’ils prennent la poussière. Au contraire, partagez les informations (les bonnes comme les mauvaises) avec les parties intéressées, telles que :
- Gestionnaires
- Salariés
- Investisseurs
5. Améliorer les domaines peu performants
Vous avez pris le temps de calculer, d’analyser et d’expliquer vos écarts. Il est maintenant temps de mettre ces informations en pratique. Utilisez ce que vous avez appris pour apporter des améliorations dans les domaines où les performances sont insuffisantes.
Vous pouvez utiliser les écarts pour apporter des modifications, par exemple :
- Se débarrasser des dépenses
- Changer de fournisseur
- Trouver des moyens de stimuler les ventes
- Licenciement des salariés
- Rationalisation des processus
N’oubliez pas non plus de maintenir une bonne dynamique dans les domaines les plus performants.
