Un mot, deux syllabes. Et tout à fait incontournable si vous êtes un employeur. Ah oui, il s’agit des salaires. C’est un terme assez courant dans le monde du travail (n’oubliez pas de faire les fiches de paie !). Mais qu’est-ce que la paie au juste ?
Définition de la paie : alerte spoiler : paie = paiement des employés. Sans paie, les employés ne sont pas payés. Par conséquent, si votre entreprise emploie des salariés, vous devez impérativement établir des fiches de paie.
Qu’est-ce que la paie ?
La paie est le processus qui consiste à payer les employés. Les employeurs doivent s’occuper de la paie à chaque période de paie afin que les employés reçoivent leur salaire. Mais la paie est bien plus qu’un simple chèque de paie.
Il y a de nombreux éléments en mouvement, comme la collecte des heures travaillées par les salariés, le calcul des impôts et autres déductions, la distribution des salaires et la déclaration et le versement des impôts et autres déductions aux parties concernées (par exemple, l’IRS).
Lorsqu’il s’agit de la signification de la paie, vous pouvez entendre des phrases telles que
- Gestion des salaires : Il s’agit du processus de calcul et de distribution des salaires et des impôts.
- Employés sur la liste de paie : Il s’agit de la liste des salariés que vous payez, avec les informations les concernant. N’oubliez pas que cette liste ne comprend pas les entrepreneurs indépendants.
- Charges salariales : Il s’agit du montant que votre entreprise consacre aux salaires et aux impôts des employés. Vous devez enregistrer ces dépenses dans vos livres comptables.
Il est temps de se plonger dans les différentes parties de la paie.
Termes clés de la paie
Prêt pour un tour d’horizon rapide des termes importants relatifs à la paie ? Voici quelques termes courants et leur définition :
| Période de paie | Définition |
| Fréquence de paiement | Durée récurrente qui détermine la fréquence de paiement des salariés. Les fréquences de paiement les plus courantes sont hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuelles et mensuelles. |
| Salaires bruts | Le montant total que vous payez à un employé avant de retenir les impôts et les déductions. |
| Rémunération des heures supplémentaires | Les heures supplémentaires sont rémunérées au taux et demi pour chaque heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine. Tous les salariés non exemptés sont rémunérés pour les heures supplémentaires. |
| Impôts sur les salaires | Le montant que vous retenez sur le salaire d’un employé et que vous cotisez en tant qu’employeur. Les impôts peuvent comprendre les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux, la sécurité sociale et l’assurance-maladie. |
| Déductions avant impôt | Le montant que vous retenez sur le salaire d’un employé avant de calculer et de retenir une partie ou la totalité des impôts. Les exemples incluent l’assurance maladie et certains plans de retraite. |
| Déductions après impôt | Le montant que vous retenez sur le salaire d’un employé après avoir calculé et retenu les impôts. Les exemples incluent les saisies-arrêts et certains plans de retraite. |
| Rémunération nette | Le salaire net d’un employé est le montant total après déduction des impôts et autres retenues du salaire brut de l’employé. |
| Bulletin de paie | Un document qui détaille le salaire brut, les impôts et les déductions du salarié, les cotisations et les impôts de l’employeur et le salaire net du salarié. |
| Formulaires de paie | Formulaires que les employeurs doivent déposer auprès des agences fiscales (par exemple, l’IRS) et qui résument les informations relatives à la rémunération des employés, telles que les salaires et les impôts. Il s’agit par exemple du formulaire 941 et du formulaire W-2. |
| Logiciel de paie | Un système qui automatise le processus de paie en calculant les salaires et les impôts. |
Qu’est-ce que le processus de paie ? Un aperçu approfondi
Là encore, la paie comporte de nombreux éléments mobiles. Dans cette section, nous allons décomposer ce qu’est la paie en une science.
1. Temps de parcours
Pour gérer la paie, vous devez suivre les heures de travail de vos employés. Cela comprend :
- Heures normales travaillées
- Temps libre (par exemple, temps libre payé)
- Heures supplémentaires (temps et demi)
Le suivi des heures travaillées par les employés vous permet de les rémunérer correctement. Recueillez les feuilles de temps des employés, qui indiquent le nombre d’heures travaillées au cours de la période de paie et s’ils ont pris des congés.
2. Calculer les salaires bruts des employés
Vous pouvez avoir des salariés, des employés payés à l’heure ou les deux. Une fois que vous savez combien d’heures ils ont travaillé, vous pouvez calculer leur salaire brut.
Pour calculer le salaire brut de vos employés, divisez le nombre de périodes de paie dans l’année par leur salaire annuel. Par exemple, vous versez à un salarié un salaire annuel de 50 000 $ et vous le payez chaque semaine. L’année comptant 52 semaines, le salaire brut hebdomadaire du salarié est de 961,54 $ (salaire annuel de 50 000 $ / 52 semaines). N’oubliez pas de tenir compte des heures supplémentaires si le salarié n’est pas exempté et s’il travaille plus de 40 heures par semaine.
Pour calculer le salaire brut de vos employés horaires, multipliez leur taux de rémunération par le nombre d’heures travaillées au cours de la période de paie. Supposons que vous payez un employé 18 $ de l’heure. Comme il a travaillé 40 heures cette semaine, vous lui versez 720 $ (18 $ de l’heure X 40 heures).
N’oubliez pas que les salariés peuvent avoir d’autres sources de rémunération que vous devez inclure dans les feuilles de paie, comme les pourboires, les commissions ou les primes.
3. Soustraire les impôts et autres déductions
L’une des parties les plus importantes (et les plus déroutantes) de la paie consiste à soustraire les impôts et autres retenues du salaire brut des employés.
Déductions avant impôt : Déterminez d’abord si le salarié bénéficie de déductions avant impôt. Si c’est le cas, soustrayez-les du salaire brut du salarié avant de calculer les impôts applicables.
Les impôts : Il est ensuite temps de calculer la retenue d’impôt du salarié. Vous devez retenir les impôts suivants sur le salaire d’un employé :
- Impôt fédéral sur le revenu
- Taxe de sécurité sociale
- Taxe sur l’assurance-maladie
- Impôts sur le revenu nationaux et locaux (le cas échéant)
- Taxes spécifiques à l’État
N’oubliez pas que vous devez également payer des taxes patronales sur le salaire de vos employés. Les taxes patronales comprennent la sécurité sociale, Medicare, les taxes fédérales de chômage et les taxes de chômage d’État.
Déductions après impôt : Si le salarié a des déductions après impôt, retenez-les après avoir calculé l’impôt sur le revenu.
4. Payer les employés
Après avoir soustrait les impôts et autres déductions du salaire brut de l’employé, voilà. Vous obtenez le salaire net du salarié.
Avant de payer les employés, vérifiez que vos informations et vos calculs sont corrects. Une fois la paie approuvée, il est temps de payer les salariés.
Vous pouvez payer les employés par l’intermédiaire :
- Dépôt direct
- Chèques de paie
- Portefeuille mobile
- Cartes de paiement
- Argent liquide
Lorsque vous payez vos employés, vous pouvez également leur fournir des fiches de paie sur papier ou sous forme numérique. Les salariés peuvent ainsi consulter les informations relatives à leur paie.
5. Déposer et payer les impôts
Vous pensez que le paiement des salariés est la fin du processus de paie ? Pas si vite. Vous devez également déclarer et déposer les impôts auprès de l’IRS et, le cas échéant, de votre État et de vos collectivités locales.
Déposez les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare auprès de l’IRS. Vous devez les déposer tous les mois ou toutes les deux semaines, en fonction de votre calendrier de dépôt. Pour déclarer les impôts, remplissez le formulaire 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, ou le formulaire 944, Employer’s Annual Federal Tax Return.
Déposer les impôts locaux et d’État en fonction des règles des agences fiscales. Les formulaires à remplir pour déclarer les impôts varient également.
Enfin, n’oubliez pas de déposer et d’envoyer les impôts réservés à l’employeur, comme l’impôt fédéral sur le chômage et l’impôt d’État sur le chômage.
Comment gérer les salaires
Il est maintenant temps de passer de l’apprentissage de la signification de la paie à l’apprentissage de la gestion de la paie. Trois solutions s’offrent à vous pour gérer la paie.
Vous pouvez :
- Faire les fiches de paie à la main
- Externaliser les salaires
- Utiliser un logiciel de paie
1. Faire les paies à la main
Cette option est la plus longue (mais la moins chère). Elle exige que vous appreniez les tenants et les aboutissants de la paie.
Vous devez calculer manuellement les impôts et autres déductions. L’IRS fournit des tableaux de retenue de l’impôt sur le revenu que vous pouvez utiliser pour calculer la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu. Consultez votre État pour obtenir des informations sur le prélèvement de l’impôt sur le revenu au niveau de l’État.
Conservez également des registres organisés et détaillés dans un endroit sûr et sécurisé. Par exemple, vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour indiquer le salaire brut, les impôts et les déductions, et le salaire net.
Enfin, vous êtes responsable de la déclaration et du dépôt des impôts auprès de l’IRS et de tout organisme local ou d’État, le cas échéant. Fixez des rappels de calendrier pour éviter les frais de retard et autres pénalités.
2. Externaliser les salaires
L’externalisation de la gestion des salaires est l’option la plus coûteuse (mais la moins chronophage). Bien que vous gagniez un temps précieux par rapport à la gestion manuelle de la paie, vous devez vous demander si cette option est dans votre budget.
Vous pouvez externaliser la gestion des salaires auprès d’un comptable ou d’une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). La personne ou l’entreprise à laquelle vous confiez la gestion des salaires s’occupe généralement de l’ensemble du processus pour vous, des calculs à la distribution des salaires.
3. Utiliser un logiciel de paie
Vous cherchez une solution intermédiaire entre la gestion manuelle des salaires et l’externalisation de la gestion des salaires ? Si c’est le cas, le logiciel de gestion de la paie est peut-être la solution qu’il vous faut.
Les logiciels de paie peuvent être peu coûteux et faciles à utiliser. Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? Encore une fois, un logiciel de paie calcule les salaires et les impôts pour que vous n’ayez pas à le faire. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier d’utiliser les tableaux de retenue d’impôt de l’IRS.
Et si vous optez pour un logiciel de paie à service complet, vous n’avez pas non plus besoin de déclarer ou de déposer les impôts (le système s’en charge pour vous !).
