L’une des étapes les plus difficiles du processus d’embauche consiste à annoncer aux candidats qu’ils n’ont pas été retenus. 17,3 % des offres d’emploi en Europe, soit plus d’une sur six, sont rejetées. Les recruteurs trouvent donc des moyens créatifs et souples de rejeter un candidat sans brûler les ponts.
Même si ce n’est pas facile. Il est essentiel de la traiter avec respect et professionnalisme pour créer une bonne impression et conserver une solide réputation d’employeur.
Ceci est particulièrement important dans les domaines où il n’y a pas beaucoup de professionnels ou dans lesquels les gens quittent fréquemment leur emploi.
Dans cet article, nous vous proposons un guide utile sur la manière de rejeter poliment des candidats à l’emploi tout en veillant à ce qu’ils se sentent respectés et appréciés, quel que soit le résultat.
Comment établir des relations positives avec les candidats refusés ?
L’une des façons les plus simples de rejeter des candidats est d’utiliser un modèle d’e-mail de rejet qui inclut ces points. Il est essentiel de montrer que vous vous souciez des candidats et que vous les remerciez pour leur candidature, tout en offrant des commentaires spécifiques et en maintenant un ton positif.
1. Montrer de la gratitude et reconnaître leurs efforts
Lorsque vous refusez poliment un candidat, il est essentiel de continuer à exprimer votre gratitude et de reconnaître l’expérience positive qu’il a vécue. Commencez votre courriel de refus en remerciant sincèrement le candidat. Remerciez-le également pour sa candidature et l’intérêt qu’il porte au poste.
Soulignez les points forts et les qualifications spécifiques dont ils ont fait preuve au cours du processus de sélection.
Ils sauront ainsi que leurs efforts ont été reconnus et appréciés. En outre, mettez l’accent sur les aspects positifs de leur candidature et donnez-leur, si nécessaire, des commentaires spécifiques sur l’entretien afin de les aider à comprendre leurs points forts et les domaines à améliorer.
Faire preuve de gratitude et d’appréciation laissera une impression positive sur les candidats à l’emploi, les encourageant à rester engagés auprès de votre organisation et gardant la porte ouverte à d’éventuelles opportunités futures.
Elle montre que votre entreprise accorde de l’importance à tous les candidats et apprécie le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à leur candidature. Améliorer votre image de marque en tant qu’employeur.
2. Offrir des conseils de soutien
Lorsque vous devez annoncer à quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste, il est important de le soutenir. Soyez aimable et dites-lui des choses encourageantes. Montrez-lui de la gratitude pour ses efforts et parlez de ses points forts, comme ses compétences et ses talents.
Expliquez également pourquoi ils n’ont pas obtenu le poste. Cela peut être dû au fait que beaucoup d’autres personnes voulaient le poste, qu’ils ont besoin de plus d’expérience ou qu’ils ont des lacunes dans certains domaines.
- Soyez prévenant lorsque vous annoncez cette nouvelle
- Les laisser motivés
- Fournir des conseils d’orientation
- Renforcer la confiance en soi
3. Reconnaître les caractéristiques positives
Il est essentiel de reconnaître les aspects positifs de la personne. Remerciez-la et soulignez ses points forts, tels qu’une communication efficace, des connaissances sectorielles pertinentes ou des capacités de travail en équipe.
Par exemple, si vous recrutez un agent de location, vous pouvez faire l’éloge de la bonne connaissance du secteur d’activité d’un candidat, mais expliquer que ses capacités de communication ne sont peut-être pas les meilleures pour facturer des frais d’agent de location aux clients. Il ne s’agit donc pas d’un candidat idéal pour le poste.
Expliquez-lui pourquoi il n’a pas obtenu le poste, en veillant à ce qu’il comprenne. Mais gardez un ton positif et encourageant. Ainsi, ils ne se sentiront pas abattus et se souviendront des bons côtés de votre entreprise.
4. Garder la porte ouverte aux opportunités
Même s’ils ne peuvent pas obtenir le poste maintenant, rassurez-les en leur disant qu’ils auront peut-être d’autres opportunités à l’avenir. Exprimez votre gratitude pour les efforts qu’ils ont déployés et informez-les que vous les garderez à l’esprit pour d’autres postes à pourvoir ultérieurement.
Si vous disposez d’une page carrière sur votre site web, orientez-les vers les nouvelles offres d’emploi et soyez prévenant en leur souhaitant du succès dans leur recherche d’emploi.
Le fait d’être accessible et de les soutenir laisse un impact positif, même s’ils n’ont pas été sélectionnés pour le poste cette fois-ci.
5. Répondre aux questions
Lorsque vous devez répondre aux questions des candidats qui n’ont pas obtenu le poste, il est essentiel de le faire avec politesse et respect.
Commencez votre réponse en remerciant le candidat de l’intérêt qu’il a manifesté et des efforts qu’il a déployés pour postuler. Soyez honnête au sujet de la décision sans être trop critique. Si possible, donnez-lui des conseils utiles pour l’aider dans sa recherche d’emploi.
Terminez votre réponse sur une note positive, en encourageant les candidats à explorer d’autres opportunités au sein de l’entreprise ou à rester en contact avec les futures offres d’emploi. Vous faites ainsi preuve de professionnalisme, d’empathie et de respect, ce qui laisse une impression durable sur les candidats et les transforme éventuellement en partisans de la marque.
6. Relisez et révisez votre refus
Pour garantir une réponse polie et professionnelle, il est essentiel de relire et de réviser votre message de refus. Des fautes ou des erreurs dans le message peuvent vous faire paraître négligent et non professionnel, ce qui peut laisser une impression négative sur le candidat.
Lorsque vous refusez un candidat à un poste, veillez à rédiger votre réponse avec le souci du détail, en faisant preuve de respect pour le candidat et ses efforts. Relisez le message pour identifier et corriger les fautes de frappe, de grammaire ou les mots inutiles.
Veillez à épeler correctement le nom du candidat et à maintenir un ton poli et empathique tout au long de la réponse.
Un message bien rédigé donne une image positive de votre organisation. Faire preuve de professionnalisme et s’engager à traiter les candidats avec courtoisie, même lorsque les nouvelles sont décevantes.
7. Être transparent et faire preuve de tact tout en restant poli
L’honnêteté et la politesse sont essentielles lorsqu’il s’agit de décliner un candidat à l’emploi, afin de maintenir une perception positive de votre marque et de laisser une bonne impression au candidat.
L’honnêteté aide le candidat à comprendre les raisons de la décision, ce qui renforce la confiance et la crédibilité.
Commencez votre message de refus en remerciant sincèrement le candidat pour son intérêt et ses efforts. Ensuite, communiquez avec les candidats au sujet de la décision de manière honnête et claire, en vous concentrant sur les exigences et les qualifications spécifiques requises pour le poste. Évitez les termes durs ou les critiques inutiles.
Au contraire, restez compatissant et compréhensif tout au long de la réponse. Encouragez le candidat et exprimez votre confiance en ses compétences. Et même s’il n’était pas le meilleur candidat pour le poste actuel, restez courtois.
En laissant la porte ouverte à de futures opportunités et en exprimant à nouveau votre gratitude pour leur candidature, vous faites preuve de respect et démontrez l’engagement de votre organisation à traiter tous les candidats avec courtoisie. Il est essentiel de veiller à ce que les candidats se sentent bien, quelle que soit l’issue de la procédure.
Modèle d’e-mail de refus d’emploi
Parfois, il est préférable de garder les choses simples et de comprendre qu’il existe des moyens plus rapides de faire les choses. Si vous souhaitez rejeter facilement un candidat, les modèles d’e-mails de recrutement ci-dessous peuvent vous aider. N’oubliez pas de les compléter avec vos informations.
1. Modèle d’e-mail de refus de candidature
Objet : Mise à jour de la demande d’emploi – [Titre du poste]
Cher [Nom du candidat],
J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je tenais à vous remercier de l’intérêt que vous portez au poste de [titre du poste] au sein de [nom de l’entreprise].
Après un examen approfondi de toutes les candidatures reçues, nous avons décidé de retenir les candidats dont les qualifications correspondent le mieux à nos besoins actuels. Bien que vos compétences et votre expérience soient louables, nous disposons d’un nombre limité de postes et devons prendre des décisions difficiles.
Nous comprenons que cette nouvelle peut être décevante, mais nous vous encourageons à persévérer dans votre recherche d’emploi et à envisager d’autres opportunités au sein de notre entreprise à l’avenir.
Votre candidature restera dans notre base de données et nous vous contacterons si un poste approprié se libère.
Nous vous remercions une nouvelle fois d’avoir choisi [Nom de l’entreprise] pour votre carrière. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans tous vos projets futurs.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre/poste]
[Nom de l’entreprise]
[Informations de contact]
2. Modèle d’e-mail de refus d’emploi après sélection
Objet : Mise à jour de la demande d’emploi – [Titre du poste]
Cher [Nom du candidat],
Nous vous remercions d’avoir pris le temps de postuler pour le poste de [Titre du poste] au sein de [Nom de l’entreprise]. Nous apprécions sincèrement l’intérêt que vous portez à notre équipe.
Après avoir examiné attentivement votre candidature, nous avons décidé de poursuivre avec les candidats dont les qualifications correspondent le mieux à nos besoins actuels.
Nous comprenons que la recherche d’un emploi peut être difficile et nous apprécions sincèrement les efforts que vous avez déployés pour postuler à ce poste. Sachez que votre candidature reste dans notre base de données et que nous la prendrons en considération pour tout poste à pourvoir à l’avenir.
Nous vous encourageons à vous tenir au courant de nos offres d’emploi et à envisager de postuler à nouveau si une opportunité se présente.
Nous vous remercions une nouvelle fois de l’intérêt que vous portez à [Nom de l’entreprise]. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre carrière.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre/poste]
[Nom de l’entreprise]
[Informations de contact]
3. Modèle d’e-mail de refus d’emploi après l’entretien
Objet : Mise à jour de la demande d’emploi – [Titre du poste]
Cher [Nom du candidat],
J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Nous tenons à vous exprimer notre gratitude pour l’intérêt que vous portez au poste de [titre du poste] au sein de [nom de l’entreprise]. Nous apprécions le temps et les efforts que vous avez consacrés à la procédure d’entretien.
Après avoir examiné attentivement tous les candidats, nous avons décidé d’aller de l’avant avec un autre candidat dont les qualifications correspondent mieux à nos besoins actuels.
Sachez que notre décision n’a pas été facile à prendre, car nous reconnaissons les compétences et l’expérience que vous apportez. Nous vous encourageons à continuer à rechercher des opportunités correspondant à votre expertise, car nous sommes convaincus que vous possédez des qualités précieuses qui profiteront à d’autres organisations.
Nous conserverons votre candidature pour référence future et, si une opportunité appropriée se présente à l’avenir, nous pourrons vous contacter. Dans l’intervalle, nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi et dans vos activités professionnelles.
Nous vous remercions une nouvelle fois de l’intérêt que vous portez à [Nom de l’entreprise]. Nous espérons que nos chemins se croiseront à nouveau à l’avenir.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre/poste]
[Nom de l’entreprise]
[Informations de contact]
Avantages d’informer rapidement les candidats refusés
Le fait de rejeter rapidement les candidats est plus avantageux à long terme, tant pour les candidats que pour les employeurs. De nombreux candidats à des postes très demandés refuseront de toute façon les offres qui leur sont faites ; il est donc essentiel de trouver rapidement de nouveaux candidats. Le temps nécessaire pour trouver le bon talent augmente, et il faudra environ 44 jours en moyenne en 2023.
En outre, dans certains secteurs d’activité, la moitié des candidats rejetteront de toute façon l’offre d’emploi qui leur est faite.2 En rejetant rapidement les candidats, l’entreprise fait donc preuve de professionnalisme, d’efficacité et de respect pour le temps et les efforts qu’ils y consacrent.
Cela permet également d’entretenir un solide vivier de talents potentiels, car les candidats rejetés peuvent envisager l’entreprise pour de futures opportunités ou recommander d’autres candidats qualifiés.
En outre, le fait d’informer rapidement les candidats permet à l’entreprise de se conformer aux exigences légales et d’éviter d’éventuels problèmes juridiques. La collecte de données permet également d’analyser le processus d’embauche et d’apporter des améliorations pour remédier à d’éventuels préjugés.
Comment rester en contact avec les candidats refusés ?
Pour maintenir une image positive de l’employeur et favoriser les opportunités futures, il faut créer une relation à long terme avec les candidats rejetés. Fournissez un retour d’information personnalisé pour mettre en évidence leurs points forts et les domaines dans lesquels ils doivent s’améliorer.
Invitez-les à rejoindre votre communauté de talents ou à s’abonner aux mises à jour de l’entreprise. Connectez-vous avec eux sur des plateformes professionnelles telles que LinkedIn, et proposez-leur régulièrement du contenu pertinent ou des opportunités.
Dernières réflexions sur la manière de rejeter poliment un candidat à un emploi
En résumé, l’importance de la transparence et du tact lors du rejet d’un candidat réside dans le maintien d’une image positive de l’employeur et dans le fait de laisser une impression respectueuse. La transparence renforce la confiance et la crédibilité en veillant à ce que le candidat comprenne les raisons de la décision.
Pour y parvenir, commencez par leur exprimer votre gratitude pour l’intérêt et les efforts qu’ils ont déployés. Communiquez la décision honnêtement, en vous concentrant sur les exigences spécifiques du poste, sans utiliser un langage dur ou des critiques inutiles. Il est essentiel d’adopter un ton compatissant et empathique tout au long de la réponse. Encouragez le candidat et exprimez votre confiance en ses compétences, même s’il n’est pas le candidat idéal.
Laisser la porte ouverte à des opportunités futures est une preuve de respect et de professionnalisme. Traiter tous les candidats avec courtoisie crée une expérience positive et renforce la réputation de l’entreprise.
L’essentiel à retenir est qu’une communication réfléchie et attentive au cours de la procédure de rejet peut favoriser la bonne volonté et améliorer l’image de l’employeur aux yeux des candidats.
FAQ
Voici quelques questions fréquemment posées sur le thème du rejet poli d’un candidat à l’emploi.
Puis-je informer un candidat d’un refus d’embauche par téléphone ?
Oui, informer un candidat d’un refus d’emploi par téléphone est une approche prévenante et professionnelle. Elle permet une communication directe et témoigne d’un respect pour le temps et les efforts du candidat.
Dois-je demander l’avis du candidat dans un courrier électronique de rejet ?
Demander l’avis des candidats par le biais d’un courriel de rejet est une excellente pratique qui montre que vous accordez de l’importance à leur avis et que vous vous engagez à vous améliorer en permanence.
Comment les candidats non retenus sont-ils informés ?
Pour informer les candidats non retenus, envoyez un courriel de rejet poli et opportun, exprimant votre reconnaissance pour l’intérêt qu’ils ont manifesté et leur prodiguant des encouragements. Si vous le souhaitez, offrez la possibilité d’un retour d’information afin de maintenir une image positive de l’employeur.
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